[실무] 입찰 _ ITB 분석 _ Deviation & Clarification

EPC 계약 리스크를 통제하는 가장 중요한 협상 문서

지난 글에서는 ITB(Invitation to Bid)의 구조와 핵심 검토 항목을 중심으로 입찰 초기 분석 방법을 살펴보았다. ITB 분석이 프로젝트의 요구사항을 이해하는 과정이라면, Deviation & Clarification(D&C)은 그 요구사항을 계약 가능한 수준으로 조정하는 과정이다.

대형 플랜트 프로젝트에서 발생하는 대부분의 분쟁은 설계 오류보다 계약 문장의 해석 차이에서 시작된다. 동일한 도면을 보고도 발주처와 시공사가 서로 다른 범위를 이해하는 경우가 적지 않으며, 이러한 해석의 차이는 공사비 증가, 공기 지연, 추가 설계, Change Order, Claim으로 이어진다.

입찰 단계에서 이러한 불확실성을 제거하는 유일한 공식 절차가 바로 Deviation & Clarification이다.

많은 초급 엔지니어들은 D&C를 단순한 질의서(Q&A) 정도로 생각한다. 그러나 EPC 프로젝트에서 D&C는 질문을 작성하는 업무가 아니라 계약 리스크를 관리하는 활동이다. 계약이 체결된 이후에는 대부분의 요구사항이 계약조건으로 확정되기 때문에, 입찰 단계에서 제기하지 못한 사항은 계약 이후 추가 비용으로 이어질 가능성이 매우 높다.

따라서 D&C의 목적은 발주처의 요구사항을 변경하는 것이 아니라, 프로젝트 수행 범위와 책임 경계를 계약 체결 이전에 명확히 확정하는 데 있다.

DEVIATION & CLAIFICATION

 

Deviation과 Clarification의 차이

실무에서는 두 용어가 함께 사용되지만 목적은 분명하게 구분된다.

Clarification은 발주처 요구사항이 모호하거나 여러 가지로 해석될 수 있을 때 공식적인 확인을 요청하는 절차이다. 동일한 문장이 설계사, 시공사, 기자재 공급사마다 다르게 이해될 수 있다면 향후 분쟁의 원인이 된다. 따라서 계약 전에 발주처의 의도를 문서로 확인해야 한다.

예를 들어 Specification에는 탄소강(Carbon Steel)을 적용하도록 되어 있지만 P&ID에는 스테인리스 배관이 표시되어 있다면 어느 문서를 우선 적용해야 하는지 반드시 확인해야 한다.

반면 Deviation은 발주처 요구사항을 그대로 수용하기 어렵거나 보다 합리적인 대안을 제시하는 절차이다.

단순히 "할 수 없다"는 의견이 아니라 동일 이상의 성능과 안전성을 확보할 수 있는 기술적 근거를 함께 제시해야 한다.

즉, Clarification은 계약 내용을 명확하게 만드는 활동이고, Deviation은 계약 조건을 합리적으로 조정하는 협상 과정이다.

 

D&C가 중요한 진짜 이유

EPC 프로젝트에서는 하나의 문장이 수십억 원의 비용 차이를 만들기도 한다.

예를 들어 ITB에 다음과 같은 문장이 있다고 가정해 보자.

Contractor shall provide all works necessary for complete operation.

표면적으로는 단순한 문장처럼 보이지만 실제 계약에서는 매우 위험한 표현이다.

여기서 "All Works Necessary"의 범위가 어디까지인지 명확하지 않다면 계약 이후 다음과 같은 문제가 발생할 수 있다.

• 추가 Cable Tray 설치
• Instrument Support 추가 제작
• Temporary Facility 추가 설치
• Utility 배관 추가 시공
• 시험운전용 임시설비 설치

발주처는 "완전한 운전을 위해 필요한 사항"이라고 주장할 수 있고, 시공사는 계약 범위가 아니라는 입장을 제시할 수 있다.

결국 이러한 모호한 문장 하나가 수십억 원 규모의 추가 공사와 클레임으로 이어질 수 있다.

D&C는 바로 이러한 해석의 차이를 계약 전에 제거하는 절차이다.

 

Scope Gap과 Interface Risk

실무에서 가장 많이 발생하는 문제는 Scope Gap이다.

Scope Gap은 어느 누구도 명확하게 책임지지 않는 업무 범위를 의미한다.

예를 들어 Cable Tray는 공급하기로 되어 있지만 Support는 명시되어 있지 않은 경우가 있다.

배관은 설치하기로 되어 있지만 Painting 범위는 빠져 있는 경우도 있다.

Equipment Foundation은 토목 범위인지 건축 범위인지 불분명한 사례도 흔하다.

이러한 공백은 프로젝트 후반부에 반드시 분쟁으로 이어진다.

또 다른 대표적인 리스크는 Interface Risk이다.

플랜트 프로젝트는 토목, 건축, 기계, 배관, 전기, 계장 등 수십 개 분야가 동시에 수행된다.

배터리 리밋(Battery Limit), Tie-in Point, Utility Connection, Underground Crossing 등은 여러 분야가 동시에 연결되는 대표적인 Interface이다.

대부분의 공기 지연과 추가 비용은 이러한 Interface에서 발생한다.

따라서 D&C 검토는 개별 분야가 아니라 전체 프로젝트 관점에서 수행되어야 한다.

 

D&C는 계약관리 업무이다

많은 엔지니어들이 D&C를 설계 업무의 연장선으로 생각하지만 실제로는 Contract Management의 핵심 업무이다.

실제 검토 대상은 설계도면보다 계약문서가 우선이다.

대표적으로 다음 항목들은 반드시 검토 대상이 된다.

• Scope of Work
• Technical Specification
• Commercial Condition
• General Condition of Contract
• Particular Condition
• Performance Guarantee
• Liquidated Damage
• Warranty
• Payment Milestone
• Taxation
• Insurance
• Battery Limit

기술적으로 문제가 없는 설비라도 계약조건이 불리하면 프로젝트 전체 수익성이 악화될 수 있다.

반대로 일부 기술 조건을 조정하더라도 계약 리스크를 줄인다면 전체 프로젝트는 오히려 성공 가능성이 높아진다.

 

 

D&C 작성 프로세스

실무에서는 일반적으로 다음과 같은 순서로 진행된다.

D&C 프로세스

여기서 중요한 점은 마지막 단계이다.

모든 사항이 해결되는 프로젝트는 거의 없다.

계약 체결 전까지 해결되지 않은 항목은 Open Risk로 등록하고, 비용과 일정 영향을 내부적으로 평가해야 한다.

 

좋은 D&C의 조건

실무에서는 질문의 개수보다 질문의 품질이 중요하다.

좋은 D&C는 세 가지 조건을 만족해야 한다.

첫째, 질문의 목적이 명확해야 한다.

둘째, 기술적 근거가 포함되어야 한다.

셋째, 가능한 경우 대안을 함께 제시해야 한다.

예를 들어 단순히 "Please clarify."라고 작성하는 것보다 어떤 문서와 어떤 조항이 상충되는지 구체적으로 제시하는 것이 훨씬 효과적이다.

발주처 역시 명확한 근거가 있는 질문일수록 빠르게 검토할 수 있으며, 합리적인 대안이 포함된 Deviation은 수용 가능성도 높아진다.

 

Lessons Learned와 VE의 활용

우수한 D&C는 과거 프로젝트의 실패 사례를 적극적으로 활용한다.

과거 프로젝트에서 발생했던 클레임, Change Order, 추가 공사 사례는 새로운 프로젝트에서 반복될 가능성이 높다.

따라서 Lessons Learned는 단순한 참고자료가 아니라 리스크 데이터베이스로 활용되어야 한다.

또한 D&C는 방어 수단일 뿐 아니라 Value Engineering을 제안하는 창구가 될 수도 있다.

동일한 성능을 확보하면서 공사비와 공기를 줄일 수 있는 대안을 제시한다면 발주처 역시 이를 긍정적으로 검토할 가능성이 높다.

즉, D&C는 계약 리스크를 줄이는 동시에 프로젝트 경쟁력을 높이는 전략적 도구이기도 하다.

 

실무에서 반드시 기억해야 할 사항

D&C는 문서를 작성하는 업무가 아니다.

계약서를 작성하는 과정이다.

입찰 단계에서 제기하지 않은 리스크는 계약 이후 대부분 시공사의 책임으로 남게 된다.

반대로 입찰 단계에서 책임 범위와 기술 기준을 명확히 확정하면 설계, 구매, 시공, 시운전 전 과정에서 발생할 수 있는 불확실성을 크게 줄일 수 있다.

성공적인 EPC 프로젝트는 뛰어난 설계만으로 완성되지 않는다. 계약 단계에서 얼마나 많은 리스크를 제거했는지가 프로젝트 수익성과 직결된다.

ITB 분석이 프로젝트를 이해하는 과정이라면, Deviation & Clarification은 프로젝트를 안전하게 계약하기 위한 마지막 방어선이다. 실제 현장에서 D&C가 "입찰의 방패"로 불리는 이유도 여기에 있다.

 

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